Tools zur zielorientierte und aktivierenden Durchführung

In der Coronazeit ist die Online-Durchführung von Workshops, Fortbildungen und Meetings wie z. B. Klausurtagungen für uns von Move zum Alltag geworden. Wir haben gelernt, verschiedene Tools einzusetzen, die unserer vertrauten Arbeitsweise am ehesten entsprachen. Dabei ist uns besonders wichtig, Ergebnisse und Beiträge von Arbeitsgruppen zu visualisieren. Auch unsere Inputs sollen für alle nachvollziehbar und zugreifbar zur Verfügung zu stellen. Wir legen Wert darauf, einen abwechslungsreichen und gleichzeitig auch ergebnisorientierten Ablauf sicherzustellen, bei dem die Teilnehmenden auch online Kontakt untereinander bekommen und sich über ihre Themen austauschen können.

Wir gehen davon aus, dass die Nutzung von Online-Konferenzen und -Workshops auch in der „neuen Normalität“ in weiten Teilen erhalten bleibt. Für viele Menschen bietet dies einige Vorteile: einfacher Zugriff auch aus dem Homeoffice und die Möglichkeit, auch von unterschiedlichen Standorten bequem an Workshops teilzunehmen, die sonst schwer erreichbar wären.

Aus diesen Erfahrungen möchten wir Ihnen vorstellen, welche Tools sich im Einsatz in der Moderation und bei der Durchführung von Fortbildungen für uns bewährt haben.

Zoom als Standardwerkzeug

Für uns hat sich Zoom als Kommunikationstool insgesamt am ehesten bewährt: Kein anderes System bot diese Zuverlässigkeit und Bedienungsvielfalt. Trotz bestehender datenschutzrechtlicher Probleme, die aus unserer Sicht auch bei der Nutzung anderer US-Dienste wie z.B. Microsoft 365 bestehen, nutzen wir Zoom am liebsten. Die wesentlichen Funktionen für uns sind dabei die Möglichkeiten, die Moderation zwischen einem Host und einem Co-Host aufteilen zu können, die einfache Einrichtung von Breakout-Sessions für die Gruppenarbeiten und die übersichtliche Möglichkeit, verschiedene Inhalte mit anderen zu teilen oder über das Whiteboard zu zeigen.

Padlet als Ersatz für Flipcharts und Pinwände

Padlets (Padlet.com) nutzen wir als Workspace im Workshop, der auch nach dem Workshop für die Teilnehmenden zur Verfügung steht. Hier werden alle Arbeitsergebnisse gesammelt und unterstützende oder weiterführende Inhalte wie z.B. Präsentationen, PDF-Dokumente und Videos zur Verfügung gestellt. Auf diese kann während des Seminars und auch danach zugegriffen werden, auch nach dem Workshop bleibt die Adresse für alle Teilnehmenden bekannt. Der Zugang kann anonym erfolgen, eine Anmeldung ist nut für die Person erforderlich, die selbst das Padlet erstellt.

Besonders nützlich für uns ist die Nutzung von Padlets während der Gruppenarbeiten. Wir regen die Teilnehmenden an, in Breakout-Sessions Themen aus dem Seminar miteinander vertiefend zu bearbeiten, mit eigenen Erfahrungen anzureichern oder einzelne Themen und Fragestellungen aus der eigenen Praxis zu bearbeiten. Damit diese Bearbeitung für alle Gruppenteilnehmenden sichtbar und weiterhin nutzbar ist, werden die Ergebnisse dieser Gruppenarbeit normalerweise über Moderationskarten oder auf Flipcharts visualisert und später vorgestellt. Diese Visualisierung von Ergebnissen oder Bearbeitung an einzelnen Fragestellungen findet nun auf dem Padlet statt.

Vor jeder Breakout-Session wird den Teilnehmenden der Link zum Padlet zur Verfügung gestellt, mit der Bitte, diesen in den Breakout-Sessions zu öffnen und das Padlet durch eine Person mit den anderen zu teilen und zu bearbeiten. Im Padlet selbst wird für jede Gruppe ein Post als freies Feld eingerichtet, in das die Teilnehmenden ihre Ergebnisse schreiben. Diese Ergebnisse können hinterher auf dem Padlet für alle vorgestellt werden. Netter Nebeneffekt ist, dass alle Teilnehmenden in den Gruppen die Möglichkeit haben, auch die Arbeit der anderen zu verfolgen. Dies kann dazu anregen, selbst zu Ergebnissen zu kommen.

Padlets können unter Angabe von Namen und E-Mail-Adressen einfach eingerichtet werden. Jede Nutzer*in hat die Möglichkeit, drei kostenlose Padlets einzurichten. Wenn ein Padlet nicht mehr benötigt wird, kann es archiviert werden und steht für eine spätere Verwendung wieder zur Verfügung. Dann können weiter neue Padlets erstellt werden, bis die Anzahl von drei Padlets erreicht ist. Eine kostenpflichtige Version ermöglicht das unbegrenzte Erstellen von Padlets.

Inhalte präsentieren mit Powerpoint oder Flipcharts

Da wir in unseren „normalen“ Fortbildungen und Workshops gerne auf unsere ansprechend  gestalteten Flipcharts zurückgreifen, möchten wir diese auch in Zoom-Konferenzen nicht missen. Wenn wir davon ausgehen können, dass die Teilnehmenden ausreichend große Bildschirme besitzen, ist es möglich, die Kamera so auszurichten, dass die Flipcharts durch uns präsentiert werden. Dazu ist es hilfreich, wenn die Teilnehmenden die Sprecheransicht in Zoom einstellen bzw. die moderierende oder präsentierende Person sich selbst in Zoom als Spotlight in ein großes Bild setzt. Auch ist es möglich, Fotos unserer Flipcharts als Bildschirmpräsentation zu zeigen. Das hat den Vorteil, dass wir als Präsentierende besser zu hören und möglicherweise die Flipcharts besser zu lesen sind.

Unterstützende Tools für die Ideenfindung und Themensammlung

Zu Beginn eines Seminars fragen wir in der Regel nach Wünschen und Erwartungen der Teilnehmenden. „Normalerweise“ sammeln wir diese Vorstellungen auf Moderationskarten an einer Pinwand. Ein praktischer Ersatz dafür ist sli.do. Damit ist es möglich, vor dem Seminar unterschiedliche Abfragen einzurichten und diese während des Workshops über den Browser zur Verfügung zu stellen und abzufragen. Die Ergebnisse werden z.B. als WordCloud dargestellt und können über das Teilen des Browserbildschirm gezeigt werden. Auch ist es möglich, ein Addon-Tool für die Nutzung von sli.do in Powerpoint einzurichten. In der Präsentationsfolie erscheint die Frage und die Adresse mit einer Kennzahl. Am einfachsten kann es jedoch sein, die Befragung via Smartphone über den ebenfalls eingeblendeten QR-Code durch die Teilnehmenden durchführen zu lassen. Auch die Ergebnisse sind dann in Powerpoint sichtbar.

Um z. B. Befragungen zur Zufriedenheit der Teilnehmenden am Ende eines Workshops oder Seminars durchzuführen, kann das Online-Tool oncoo benutzt werden. Zu unterschiedlichen Fragestellungen kann die Zufriedenheit mit Punkten vergeben werden und wird z.B. als Zielscheibe dargestellt. Auch hier ist es möglich, den Link zur Nutzung für die Teilnehmenden in den Chat von Zoom zur Nutzung im Browser zur Verfügung zu stellen oder als QR-Code z.B. in eine Powerpoint-Präsentation einzublenden.

Hilfreich Tools können die aktivierende und ergebnisorientierte Durchführung von Workshops und Seminaren „nur“ unterstützen. Sie ersetzen nicht ein durchdachtes Setting und eine angemessene methodische Gestaltung. Dabei hilft Übung und Fehlertoleranz.
In unserem Workshop zum Thema im September stellen wir vor, wie Online-Workshops methodisch gestalten werden können und bieten Platz zum Ausprobieren und üben.

Johannes Massolle

Seminar Moderation von Online-Meetings und -Konferenzen – Online-Seminar / September 2021 – Fortbildung (move-muenster.de)

Methodische Erfahrungen und technische Möglichkeiten

Als die Covid-19 Pandemie zu einer Absage vieler unserer Angebote führte, hatten wir Zeit (und Druck) zu überlegen, wie wir unsere Fortbildungen und Seminare fortführen konnten. Inzwischen haben wir gute Erfahrungen damit gemacht, Online-Seminare mit Teilnehmergruppen von 12 bis 16 Personen durchzuführen.

Zunächst waren unsere Vorbehalte groß, da unsere Seminare nie aus reiner Wissensvermittlung bestanden. Der persönliche Kontakt zu und zwischen den Teilnehmenden sind uns wichtig. Wir legen Wert darauf, inhaltliche Inputs mit der Praxis der Teilnehmenden zu verbinden.

Kontakt zwischen Trainer*in und Teilnehmenden

Wir möchten die Fragen und Themen der Teilnehmenden kennenlernen, um die von uns angebotenen Themen damit verknüpfen zu können. Das ermöglicht es, mit unterschiedlichen Interessen umzugehen und den Seminarablauf anzupassen.

• Die Gruppengröße von max. 16 Personen macht es uns möglich, alle Teilnehmenden auf einem PC-Bildschirm „im Blick“ zu behalten.
• Es gibt Zeit zum Ankommen und Kennenlernen: Dazu nutzen wir in Zoom die Spotlight-Funktion, damit alle Teilnehmenden sich persönlich in kurzen Sätzen vorstellen können und alle sich ein Bild voneinander machen können.
• Für die Sammlung von Themen, Interessen und Wünschen der Teilnehmenden nutzen wir Visualisierungsmöglichkeiten, wie z.B. ein Whiteboard in Zoom oder ein Padlet (dazu unten mehr).
• Wir sorgen aktiv für Beteiligung, sprechen immer mal wieder alle oder einzelne Teilnehmende mit Namen an, fragen nach Rückmeldungen oder Verständnis und ermöglichen dadurch den Austausch und Vertiefung.

Kontakt zwischen den Teilnehmenden

„Die interessantesten Gespräche entstehen oft in den Pausen.“ Unsere Seminare leben davon, dass Teilnehmende sich zwischen den offiziellen Seminarzeiten begegnen können und sich über ihre berufliche Situation austauschen. Dies ist in Online-Seminaren natürlich in eingeschränkter Form möglich, lässt sich aber unterstützen:

• Zu Beginn des Seminars richten wir schnell erste Austauschgruppen zwischen den Teilnehmenden ein, um Kontakt zu ermöglichen und die berufliche Situation und Herausforderungen voneinander kennen zu lernen.
• Online- Seminare brauchen kürzere Arbeits- und längere Pausenzeiten. In den Pausen können sich Teilnehmende untereinander austauschen, wenn Kamera und Mikrofone weiter laufen und mensch sich z.B. zum gemeinsamen Kaffeetrinken oder Mittagssnack verabredet.
• Die Chatfunktion oder Kleingruppen (z.B. in den Breakoutrooms von Zoom) können in Pausen für einen persönlicheren Austausch genutzt werden. Dabei können auch Verabredungen getroffen werden, die über das Seminar hinaus reichen, um z.B. in kollegialen- oder Peergroups weiter zu arbeiten.

Lernen mit eigenen Erfahrungen verbinden

Lernen ist für uns mehr als Wissenszuwachs. Erst wenn es Teilnehmenden gelingt, sich mit Inhalten vertraut machen, in den Austausch mit anderen darüber zu gehen, eigene Erfahrungen einzubringen und Gelerntes mit der eigenen Praxis zu verknüpfen, kann ein Transfer in die eigene Arbeit gelingen. Wesentliche methodische Elemente der Gestaltung unserer Live-Seminare lassen sich auch in Online-Form abbilden: Präsentationen am Flipchart, Gruppenarbeiten mit Praxisübungen oder zur kollegialen Fallarbeit.

• Um die Inhalte mit den Erfahrungen und Interessen der Teilnehmenden zu verbinden, richten wir Arbeitsgruppen (in Zoom über die Breakoutrooms) ein, die wir mit gezielten Fragen oder Arbeitsblättern strukturieren.
• Ergebnisse oder Fragen aus den Gruppen können über Whiteboards in der Konferenzsoftware, über Padlets oder andere Tools visualisiert werden. Teilnehmende können gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Bilder nutzen und austauschen, Gesprächsführungen erproben und Rückmeldungen dazu bekommen.
• Nach jeder Arbeitsgruppenphase gibt es die Möglichkeit, Ergebnisse, Bilder oder Fragen vorzustellen und sich im Plenum über Erfahrungen auszutauschen und Lerninhalte zu vertiefen.

Technik und Tools…

Als technische Plattform benutzen wir Zoom. Wir wissen um die Datenschutz- und Sicherheitsbedenken, die es um Zoom gegeben hat. Nach unserer Einschätzung und unseren Informationen (z.B. hier: https://www.datenschutz-guru.de/zoom-ist-keine-datenschleuder/ ) gehen wir davon aus, dass Zoom auch nach den Updates, die es in letzter Zeit gegeben hat, aus datenschutzrechtlichen Gründen DSGVO-konform verwendet werden kann. Für uns hat sich Zoom als leistungsfähig genug dargestellt und es weist die Funktionen auf, die wir für unsere Seminare brauchen (Breakoutrooms für die Arbeit in Gruppen, Bildschirm-Sharing für Visualisierung und Online-Zusammenarbeit, Chat für Fragen zwischendurch etc.).

Für die Anleitung von Gruppenarbeiten bzw. zur Nutzung und Erörterung in Arbeitsgruppen verschicken wir Arbeitsmaterialien, Arbeitsblätter etc. über den Chat in-Zoom. Da dieser nicht auf allen Plattformen bzw. in bestimmten Versionen von Zoom nicht genutzt werden kann, fragen wir die Teilnehmenden nach einer E-Mail-Adresse, über die sie während des Seminars zu erreichen sind. Dann können wir ihnen auch darüber diese Materialien zur Verfügung stellen.

Bewährt hat sich außerdem, während des Seminars eine Online-Plattform zur Bearbeitung von Seminarinhalten zur Verfügung zu stellen: Dafür nutzen wir Padlet (https://padlet.com). In Padlets können z.B. Gruppenergebnisse visualisiert, Dateien zur Verfügung gestellt oder kollegiale Arbeitsgruppen für die Weiterbearbeitung von Themen gebildet werden.
Die Padlets bieten unterschiedliche Vorlagen, die relativ frei und flexibel für die Seminare gestaltet werden können. Alle Teilnehmenden können auf dasselbe Padlet zugreifen, da dies im Internet z.B. über den Link im Chat zur Verfügung gestellt werden kann.

Abwechslung und Spaß

Die ganze Zeit auf einen Bildschirm zu starren und aufmerksam zuzuhören ist eine andere Herausforderung als die Arbeit in Seminarräumen, Wir weisen die Teilnehmenden darauf hin, dass es auch in Online-Seminaren möglich ist, den Blick schweifen zu lassen, aus dem Fenster zu gucken, eigenen Gedanken nachzuhängen, um das Gesehene und Gehörte zu verarbeiten.

Damit Online-Seminare Teilnehmende (und Trainer*in) nicht zu sehr anstrengen, sollten diese nicht so lange dauern wie Präsenzseminare. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, wenn es 3 Seminarblöcke von ca. 1,5 Stunden gibt, die durch längere Pausen unterbrochen werden.

Lernen klappt besser, wenn es auch Spaß macht. Als Energizer zum Kennenlernen oder einfach zum Abschalten regen wir zu Übungen zwischendurch an, die auch am Bildschirm durchgeführt werden können. Praktische Zusammenstellungen von Übungen befinden sich z. B. unter

• workshop-spiele.de oder
• novatec-gmbh.de/blog/remote-energizer/ oder
• oaze-online-akademie.de/category/spiele-und-energizer-online/ .

Viel Spaß!

Johannes Massolle